AG du 16/03/2019

La Présidente ouvre la séance à 16h50.

La présidente retrace le fil des temps forts des activités 2018 et remercie également les investissements des différentes personnes et en particulier les commissaires aux comptes.

La présidente émet quelques éléments qu’elle souhaiterait voir changer : le paiement des activités avant la date de clôture des inscriptions. Elle rappelle que l’association est une ASBL et que par définition n’a pas pour but d’engranger des bénéfices par rapport aux nombres de participants ni aux montants des sorties.

A partir de maintenant, une inscription ne sera valable qu’après réception du paiement sur le compte. Si le nombre limite d’inscrits est dépassé, le 1er équipage inscrit et 1er payé est considéré comme le premier sur la liste des participants à la sortie.

Elle rappelle les conventions et convivialités des camping caristes vis-à-vis des autres et des endroits où nous pouvons stationner au cours des sorties (vidanges eaux grises, poubelles laissées sur place ou non vidées, déjections canines ramassées ou non, etc. …). Elle rappelle également la responsabilité individuelle en cas de problème/accident causé par une conséquence à ce type de manquement est de la responsabilité personnelle du propriétaire du motor-home impliqué.

Elle rappelle aussi de ne pas faire tourner les moteurs lors des stationnements en autonomie et que l’on manque d’électricité (par ex pour charger les batteries).

Elle rappelle également aux propriétaires de chien l’obligation de respecter les règlements en vigueur dans les lieux visités mais aussi de la bienséance minimale. (ramassage des déjections, tenue des animaux en laisse, …)

La présidente invite également chaque équipage à se lancer en tant qu’organisateur, rappelant qu’il existe un vade-mecum organisateur mis à disposition.

La présidente remercie les personnes ayant participé à la bonne réalisation de Mobi18. au cours duquel de nombreuses personnes se sont affiliées au Club et où une bonne ambiance a été assurée sur le stand pendant cette manifestation et donc la réussite a été totale. 

Le Vice-Président prend la parole pour présenter et soumettre à l’approbation de l’assemblée les modifications des fonctions connexes à la vie du groupe : Secrétaire adjoint :  Kleykens Renée – Sécurité et placement véhicules : Ghyse André – Accueil des participants : Claudine Cauwerts.

Il espère pouvoir compter pour la réalisation de Mobicar 2019, sur la participation de Daniel et Annie Bertijn-Verbiest pour l’organisation et la décoration du stand ainsi que de l’équipe qui assumé le salon avec leur accord ils sont prolongés en 2019.

L’assemblée présente valide les modifications à l’unanimité.

La secrétaire présente son rapport moral.

Elle fait rapport des portées de la communication et des modes de communication utilisés mais aussi de la nécessité du vivre ensemble et demande à chacun de faire preuve de plus de bienveillance de manière générale.

Le rapport moral de la secrétaire est entériné à la majorité des personnes présentes.

La trésorière présente son rapport moral.

La trésorière rappelle que la vie de l’ASBL compte d’octobre à octobre, date anniversaire de la création de l’ASBL et de paiement des cotisations. Il n’est donc pas possible de fournir des comptes par année civile.

La trésorière fait état des finances de l’ASBL qui frôlent l’équilibre, le prêt fait par les administrateurs ayant pu être soldé.

A la demande de Jacques Cappoen, une explication des frais est présentée à l’assemblée ainsi qu’une estimation des frais à prévoir pour 2019.

M Cappoen demande également ce qu’il en est au niveau de l’affiliation à la FFCC.

Alain Liebesens explique la complexité des démarches pour y entrer et fait état de l’avancement dans les étapes d’acceptation. Toutefois, il rappelle également que cela aura un impact financier non négligeable vu qu’un paiement de 30€ par an et par équipage vers la FFCC et qu’actuellement, les membres en paient 35€/an.

Une estimation des sponsoring/publicité est également présenté.

Un rappel est également fait par rapport au nombre d’adhérents payant et gratuits à la suite du concours Mobicar 2018.

Jacques Cappoen émet la remarque qu’il n’est pas fairplay de la part de certains participants de bloquer une inscription et de ne pas payer t/ou participer.

La trésorière fait savoir que dans le cadre de l’assemblée générale, 2 équipages se sont inscrits, n’ont pas payés et sont absents. Elle rappelle également que des frais ont été avancés et devront être payés par le club.

La trésorière conclut sur la viabilité du projet et sur les modalités de liquidation des fonds en cas de dissolution.

Rapport des commissaires aux comptes

Au vu de l’absence déplorée de Monsieur Jean-Louis Van Calster, Monsieur Philippe Wiemme et Madame Jeannine Engels prennent la parole pour faire état de leur vérification des comptes.

Monsieur Wiemme explique la méthode utilisée pour la vérification des comptes et le pourquoi du choix de celle-ci : la vérification aléatoire de 2 sorties, un long voyage et une petite sortie.

Une vérification des paiements et des dépenses a été effectué avec fruit.

Les commissaires aux comptes présents déclarent avoir réalisé ce contrôle en leur âme et conscience et peuvent donc attester de la bonne tenue des comptes.

La présidente demande l’accord de l’assemblée sur leur rapport. Le rapport est validé à l’unanimité des présents.

Présentation des sorties 2019

Alain Liebesens prend la parole concernant les sorties prévues, soit sur base des statuts, il faut effectuer 14 sorties annuelles.

Pour 2018, 16 sorties ont été prévues dans différents pays tels qu’Italie, Pays-Bas, Serbie, Roumanie du Sud, France et bien entendu Belgique.

Un rappel est fait quant à la conception des organisations. Il rappelle que les circuits proposés nous sont propres et que dans le cas où une personne souhaiterait la distribuer à un tiers, un recours minimum à la bienséance est attendu : la demande doit en être faite au préalable par mail auprès de l’ASBL.

Pour 2020, 20 sorties sont prévues, lecture d’un programme « de travail » a été faite mais le programme qui peut être modifié.

Il a été également signalé que le voyage en Pologne, en juillet 2019, est annulé par manque de participants (- de 5 équipages) ; par la suite, diverses discussions ont été échangées à ce sujet.

Un questionnaire a été remis aux équipages présents afin de réaliser un sondage sur les attentes et les envies des membres en vue de cerner un peu mieux leurs attentes et desiderata.

Il en ressort les destinations plébiscitées sont dans l’ordre décroissant :

  1. Maroc                                                             9) Hongrie
  2. Serbie                                                             10) Pologne
  3. Norvège                                                          11) Irlande
  4. Danemark                                                       12) Portugal
  5. Finlande                                                          13) Espagne
  6. Suède                                                              14) Angleterre
  7. Russie                                                             15) Grèce
  8. Roumanie                                                       16) Pays Bas
  9. Hongrie

 

La présidente clôture la réunion à 18h20.

Date de dernière mise à jour : 28/03/2019